CÓDIGO DE ÉTICA, ANTICORRUPCIÓN Y CUMPLIMIENTO

Tabla de Contenido

Aprobaciones

Las siguientes personas deben revisar y aprobar este documento interno antes de su publicación y capacitación.

Historial de cambios

Propósito

Establecer los principios de conducta que orientan a Project Master S.A. en sus relaciones internas y externas, promoviendo integridad, transparencia, cumplimiento, prevención de la corrupción y toma de decisiones responsable. El Código busca que estos principios sean conocidos y aplicados de forma sencilla y verificable, de acuerdo con el tamaño, la naturaleza y los riesgos de la organización.

Alcance

Aplica a todas las personas que integran Project Master S.A., independientemente de su cargo, nivel de autoridad o relación personal o familiar entre sus integrantes. También establece expectativas de conducta para clientes, proveedores, contratistas, aliados y otras partes interesadas cuando actúen en nombre de la organización o mantengan relaciones que puedan afectar su integridad, reputación o cumplimiento.

Responsabilidades

Dirección General. Revisa  el Código, define las decisiones necesarias ante posibles incumplimientos y asegura que la organización actúe con coherencia frente a sus principios de integridad y cumplimiento.

Especialista en Desarrollo de Negocios. Coordina la comunicación del Código, conserva la evidencia de socialización y disponibilidad, apoya el seguimiento de consultas o reportes y mantiene la trazabilidad documental asociada a S25 y S26.

Todas las personas colaboradoras. Deben conocer el Código, aplicar sus principios en las actividades bajo su responsabilidad, informar situaciones que puedan generar conflictos de interés o incumplimientos y utilizar los canales definidos cuando requieran plantear una consulta o reporte.

Definiciones

Documentos/Formularios de Referencia

Este Código se complementa con la Declaración y Valores de Project Master, los acuerdos y disposiciones internas de confidencialidad, los documentos de protección de datos, las reglas aplicables a compras y proveedores, las políticas laborales y de sostenibilidad vigentes. También se consideran los requisitos del indicador S25 del Pilar de Sostenibilidad de Esencial Costa Rica.

Desarrollo

Declaración del Código

Project Master S.A. desarrolla sus actividades bajo un principio básico: ningún resultado comercial, técnico, financiero o personal justifica una actuación contraria a la ley, a los compromisos asumidos con clientes y terceros o a los valores de la organización. Las decisiones deben poder explicarse y sostenerse con criterios objetivos, información veraz y evidencia suficiente. La confianza propia de un equipo pequeño y cercano no sustituye la necesidad de actuar con transparencia; por el contrario, exige mayor claridad cuando una decisión pueda generar dudas sobre su objetividad.

Conducta ética e integridad

Las personas que actúan en nombre de Project Master deberán relacionarse con clientes, proveedores, autoridades, compañeros y demás partes interesadas con honestidad, respeto y profesionalismo. La información técnica, comercial, financiera y administrativa deberá comunicarse de forma veraz, sin ocultar datos relevantes ni presentar resultados que no puedan respaldarse. Los recursos de la organización deberán utilizarse para fines legítimos y relacionados con sus actividades, evitando cualquier uso que pueda generar un beneficio indebido o afectar la reputación de Project Master.

Cumplimiento y prevención de la corrupción

Project Master mantiene una política de cero tolerancias frente al soborno y la corrupción. Ninguna persona podrá ofrecer, prometer, solicitar, autorizar o aceptar pagos indebidos, comisiones ocultas, favores, ventajas o beneficios destinados a influir de manera impropia en una decisión comercial, contractual, técnica o relacionada con una autoridad pública. La prohibición también aplica cuando la conducta se pretenda realizar por medio de un proveedor, intermediario, familiar, aliado u otro tercero. Cuando exista duda sobre la legitimidad de una solicitud, pago o beneficio, la persona deberá detener la gestión y consultar antes de continuar.

Conflictos de interés

Toda persona deberá informar oportunamente cualquier situación personal, familiar, financiera o comercial que pueda afectar o aparentar afectar su imparcialidad. Esto puede ocurrir, por ejemplo, cuando una decisión sobre compras, contratación, pagos o selección de un tercero beneficia directamente a la persona que decide o a alguien con quien mantiene un vínculo cercano. La existencia de una relación familiar o personal no constituye por sí misma un incumplimiento; el control consiste en comunicarla y evitar que la decisión se tome sin transparencia. Cuando se identifique un conflicto, Dirección General definirá si la persona puede participar, debe abstenerse o si se requiere una revisión adicional de la decisión.

Regalos, hospitalidad, donaciones y patrocinios

Los regalos, atenciones u hospitalidad solo podrán ofrecerse o aceptarse cuando sean ocasionales, razonables, legítimos y no estén condicionados a obtener una ventaja. No se aceptarán dinero en efectivo, equivalentes de efectivo ni beneficios personales que puedan comprometer la objetividad. Si una atención genera duda por su valor, frecuencia, momento o intención, deberá consultarse antes de aceptarla. Las donaciones o patrocinios realizados en nombre de Project Master deberán responder a un propósito legítimo, contar con autorización de Dirección General y conservar una evidencia básica de la decisión y del destino del aporte.

Relación con clientes, proveedores y terceros

Project Master procurará seleccionar y relacionarse con clientes, proveedores, contratistas y aliados sobre la base de criterios técnicos, comerciales, de calidad, seguridad y cumplimiento que resulten pertinentes. No se permitirá solicitar o aceptar beneficios personales a cambio de favorecer una compra, contratación, pago, adjudicación o decisión. Cuando la naturaleza de la relación lo requiera, la organización comunicará a los terceros sus expectativas de integridad y podrá solicitar aclaraciones, documentación o acciones correctivas si identifica una situación que pueda comprometer el cumplimiento o la reputación de Project Master.

Registros, pagos, información y uso de recursos

Las facturas, cotizaciones, órdenes, pagos, reembolsos, reportes, registros técnicos y demás información utilizada para tomar decisiones deberán reflejar la operación real. No deberán crearse registros falsos, ocultarse pagos, modificar información para justificar una operación ni autorizarse desembolsos sin una razón legítima y trazable. La información confidencial, los datos personales, los equipos, sistemas, accesos y demás recursos de Project Master o de terceros deberán protegerse y utilizarse únicamente para los fines autorizados.

Consultas, denuncias y no represalia

Cualquier persona colaboradora o parte interesada podrá plantear de buena fe una consulta o preocupación relacionada con soborno, corrupción, fraude, conflicto de interés, uso indebido de recursos, falsedad de registros u otra conducta contraria a este Código. Project Master mantendrá al menos un mecanismo que permita presentar reportes anónimos y procurará que la información recibida sea tratada con confidencialidad y acceso limitado a quienes deban analizarla. Si la persona que normalmente recibe el reporte pudiera estar involucrada, la organización deberá disponer de una alternativa de escalamiento para evitar que el caso sea gestionado por la persona señalada.

No se permitirán represalias contra quien formule una consulta o reporte de buena fe. El funcionamiento, anonimato, disponibilidad y difusión del canal se verificarán de forma periódica como parte del indicador S26. Si durante un periodo no se reciben denuncias, ello no se considerará una falla del sistema; la organización deberá poder demostrar que el canal continúa disponible y que su funcionamiento fue comprobado.

Comunicación, acceso y alineación

Una vez aprobado, este Código será comunicado a las cuatro personas que integran Project Master mediante una reunión breve, correo electrónico, Microsoft Teams u otro medio verificable. La evidencia deberá permitir identificar la versión comunicada, la fecha y las personas que recibieron la información. Cada integrante dejará constancia de que conoce el Código y se compromete a actuar conforme a sus principios. Las nuevas personas que se incorporen deberán conocerlo como parte de su inducción.

El Código también deberá estar disponible para las partes interesadas relevantes. Project Master podrá cumplir este objetivo mediante publicación en su sitio web oficial o mediante entrega controlada por un canal corporativo cuando corresponda. Se conservará el enlace, captura o registro de entrega como evidencia de disponibilidad externa.

Tratamiento de incumplimientos

Las situaciones reportadas se analizarán de acuerdo con su naturaleza, gravedad y evidencia disponible. Project Master podrá solicitar aclaraciones, corregir controles, limitar una relación con un tercero o adoptar las medidas contractuales, administrativas o disciplinarias que correspondan, respetando la legislación aplicable y el debido proceso. Cuando existan indicios razonables de una conducta que pueda constituir un delito o una infracción, la organización gestionará el caso mediante los canales legales correspondientes.

Seguimiento y revisión

Dirección General y el Especialista en Desarrollo de Negocios revisarán al menos una vez al año la vigencia del Código, la evidencia de su comunicación, la disponibilidad para partes interesadas y cualquier situación relevante ocurrida durante el periodo. También se revisará cuando exista un cambio legal, organizacional o contractual significativo, o cuando un incidente demuestre la necesidad de ajustar los controles. Toda modificación deberá quedar sujeta al control de versión y a una nueva comunicación cuando corresponda.

Repaso de los registros necesarios

Para demostrar la aplicación del Código y el cumplimiento del indicador S25, Project Master conservará evidencia proporcional a su tamaño y operación. No se requiere crear registros adicionales cuando la evidencia existente sea suficiente, fechada y trazable.

Constancia de conocimiento y compromiso

Con la firma o evidencia electrónica equivalente, cada integrante confirma que recibió el Código, conoce sus principios y comprende que debe consultar o reportar cualquier situación que pueda comprometer la integridad, la transparencia o el cumplimiento de Project Master. Esta constancia no sustituye la responsabilidad de la organización de mantener el documento vigente y atender los reportes que correspondan.

Nota

Los registros se conservarán de acuerdo con el control documental vigente y por el plazo legal, contractual o de verificación que resulte aplicable.